Maak een keuze uit de lijst met categorieën om te vinden wat u nodig hebt.
Deze handleiding is bedoeld voor NetSfere-beheerders. Als u informatie zoekt over de basisfuncties van NetSfere, kunt u de NetSfere-gebruikershandleiding bekijken.
Deze handleiding is beschikbaar in de volgende extra talen:
NetSfere is de toonaangevende cloudgebaseerde berichtenservice voor bedrijven die alle gewenste communicatiemiddelen biedt: tekst, video en spraak op één veilig en gecodeerd platform. De ononderbroken, end-to-end encryptiecommunicatie van NetSfere houdt gegevens veilig tijdens de communicatie met interne werknemers en collega's, maar ook met externe partners, verkopers en leveranciers.
Aangezien NetSfere zich in de cloud bevindt, wordt de hoofdkopie van uw berichttekst en bijlagen opgeslagen in de cloud en wordt alleen de meest recente inhoud op uw apparaten in de cache opgeslagen. Dit bespaart waardevolle ruimte op uw apparaat en maakt het eenvoudig om naar een nieuwe telefoon te upgraden: installeer NetSfere en al uw berichten zijn binnen handbereik!
NeSfere groepeert zijn gebruikers in organisaties. Een organisatie heeft minimaal één beheerder en mogelijk duizenden gebruikers die lid zijn van de organisatie. Beheerders hebben de mogelijkheid om gebruikers toe te voegen en te verwijderen en om verschillende beveiligingsbeleidsregels voor de organisatie in te stellen. Gebruikers kunnen berichten en bijlagen uitwisselen met andere leden van de organisatie. Als het beveiligingsbeleid van de organisatie dit toestaat, kunnen gebruikers ook communiceren met externe gebruikers of gasten die lid zijn van andere NetSfere-organisaties.
Als u geen NetSfere-organisatie hebt, moet u er een maken voordat u een van de hier beschreven functies gebruikt.
Een beheerder van een NetSfere-organisatie kan de leden optioneel indelen in groepen. Deze gebruikersgroepen kunnen bedrijfseenheden, afdelingen, projecten, locaties of andere manieren om mensen te groeperen vertegenwoordigen. Naast de naam kan elke groep een optionele korte naam, beschrijving en avatar hebben voor grafische weergave op het scherm.
Groepen kunnen ook een of meer eigenaren hebben die de mogelijkheid hebben om de naam van de groep te wijzigen en groepsleden toe te voegen of te verwijderen. Een beheerder moet de groep en de eerste eigenaar ervan aanmaken. Vervolgens kan de beheerder of de groepseigenaar groep leden en eigenaren toevoegen of verwijderen.
NetSfere legt geen hiërarchie op aan groepen. Als u de groepen van uw organisatie op een hiërarchische manier wilt creëren, moet u deze hiërarchie zelf afdwingen. Als u bijvoorbeeld een NetSfere-groep maakt met de naam 'Finance' en deze twee subgroepen wilt bevatten met de namen 'Accounts' en 'Facturering', moet u er handmatig voor zorgen dat elk lid van de groep 'Accounts' ook lid is van de groep 'Finance'.
Alle NetSfere-gebruikers hebben een toegewezen rol die definieert welke acties de gebruiker mag uitvoeren. De mogelijke rollen zijn:
Leden van uw organisatie die de rol Gebruiker hebben, kunnen de volgende acties uitvoeren (afhankelijk van het beleid van de organisatie):
Leden van uw organisatie die de rol Beheerder hebben, kunnen alle Gebruikers-acties uitvoeren, maar kunnen ook:
Leden van uw organisatie die de rol Beheerder (alleen-lezen) hebben, kunnen alle Beheerder-acties uitvoeren, maar dan in de modus Alleen-lezen. Er mogen geen wijzigingen worden opgeslagen.
Als u uw NetSfere-organisatie heeft aangemaakt op signup.netsfere.com, is uw rol automatisch Beheerder.
Als u de toegewezen rol van een gebruiker wilt wijzigen, gaat u naar Gebruikers en groepen.
Elke gebruiker die u uitnodigt voor uw NetSfere-organisatie doorloopt drie fasen. Deze staten zijn:
Een gebruikersaccount behoudt de status Uitgenodigd totdat de gebruiker de uitnodiging accepteert of totdat u de uitnodiging annuleert. Als u de uitnodiging annuleert, verwijdert NetSfere het gebruikersaccount definitief uit uw organisatie.
Zodra een gebruiker een uitnodiging heeft geaccepteerd, krijgt zijn of haar account de status Actief en worden de bijbehorende gegevens een permanent onderdeel van uw organisatie. Hoewel u het account tijdelijk of permanent kunt opschorten en uit de weergave van andere gebruikers kunt verwijderen, kunt u het niet uit uw organisatie verwijderen. Dit zorgt ervoor dat berichten die door de gebruiker worden verzonden, zichtbaar blijven voor anderen. Het biedt u ook de mogelijkheid om de account van de gebruiker te herstellen als u dat wenst.
Wanneer u de account van een gebruiker uitschakelt, logt NetSfere de gebruiker automatisch uit en blokkeert eventuele toekomstige aanmeldingen. Het verwijdert ook alle NetSfere-gegevens die zijn opgeslagen op gekoppelde apparaten.
Zie Gebruikers en groepen voor meer informatie over het beheren van gebruikers in uw organisatie.
Gasten zijn NetSfere-gebruikers die lid zijn van een andere NetSfere-organisatie. Hoewel ze berichten met u kunnen uitwisselen, zijn ze onderworpen aan het beleid van hun eigen NetSfere-organisatie en niet aan het beleid van uw organisatie.
Als u niet wilt dat gasten kunnen communiceren met leden van uw NetSfere-organisatie, kunt u deze functie uitschakelen in de instellingen van uw organisatie.
Het beheerdersconfiguratiescherm van NetSfere is het webgebaseerde configuratiescherm dat een beheerder gebruikt om zijn/haar NetSfere-organisatie te beheren. U kunt het beheerdersconfiguratiescherm als volgt openen:
Als u al bent aangemeld bij de webtoepassing van NetSfere (via web.netsfere.com) en een beheerder bent voor uw organisatie, kunt u het beheerdersconfiguratiescherm van NetSfere snel openen zonder dat u zich hoeft aan te melden door te tikken of te klikken op de snelkoppeling Beheerdersconfiguratiescherm .
Wanneer u een gegevenstabel in NetSfere ACP bekijkt, kunt u met filters alleen gegevens bekijken die wel of niet overeenkomen met de door u opgegeven tekst.
Om een filter toe te voegen, klikt u op de groene plusknop naast een van uw huidige filters of klikt u op de knop Een filter toevoegen als u geen filters heeft. Om een filter te wissen, kunt u op de rode minknop klikken bij het filter dat u wilt wissen. Als u alle filters in één keer wilt wissen, klikt u op de tekst Zoekopdracht opnieuw instellen
Om een filter te gebruiken, moet u het tekstveld invullen en uit de vervolgkeuzemenu's kiezen uit welke kolom u wilt filteren en hoe u wilt dat de gegevens in die kolom overeenkomen met de tekst die u heeft opgegeven.
Boven uw filters bevindt zich ook een vervolgkeuzemenu waarin u ALLE of ELKE kunt kiezen. U kunt ervoor kiezen gegevens te bekijken die door AL uw filters of ELK van uw filters gaan.
Het NetSfere ACP Dashboard is het hoofdscherm dat voor beheerders zichtbaar is wanneer ze zich aanmelden. Het biedt verschillende kaarten die snelle toegang bieden tot de meest gebruikte taken, zoals het toevoegen of uitnodigen van gebruikers aan de organisatie, het bekijken van analyses, het in- of uitschakelen van functies, het wijzigen van verschillende beleidsregels, enz. De Dashboardkaarten zijn ontworpen voor snelle toegang, ze staan vast en kunnen niet worden gewijzigd. Gedetailleerde configuratieopties zijn beschikbaar in het paneel Instellingen.
Met het gedeelte Gebruikers en groepen van het beheerdersdashboard van NetSfere kunt u de leden van uw NetSfere-organisatie beheren en in groepen indelen. Het is onderverdeeld in de vijf hieronder beschreven secties.
In deze sectie worden de leden van uw organisatie weergegeven die momenteel actief zijn. Deze gebruikers kunnen inloggen, berichten verzenden en NetSfere-gesprekken voeren. Met de bedieningselementen hier kunt u functies uitvoeren zoals:
In deze sectie worden NetSfere-groepen weergegeven die u heeft gedefinieerd. Met de bedieningselementen hier kunt u functies uitvoeren zoals:
In deze sectie worden apparaten weergegeven die leden van uw organisatie gebruiken om verbinding te maken met NetSfere. Houd er rekening mee dat het display alleen apparaten toont waarop momenteel een gebruiker is ingelogd; als een gebruiker zich afmeldt bij NetSfere op een apparaat, verschijnt dit apparaat niet meer in de lijst. Met de bedieningselementen hier kunt u functies uitvoeren zoals:
NetSfere-apps zijn onderworpen aan het beveiligingsbeleid dat is opgelegd door de leverancier van het apparaat en kunnen daarom geen gegevens verwijderen die niet rechtstreeks door NetSfere worden beheerd.
In dit gedeelte worden de gebruikers weergegeven die u voor uw organisatie hebt uitgenodigd, maar die hun NetSfere-accounts nog niet hebben geactiveerd. Met de bedieningselementen hier kunt u functies uitvoeren zoals:
Als een gebruiker de uitnodigingse-mail van NetSfere niet ontvangt, moet u bevestigen dat u het e-mailadres van de gebruiker correct heeft ingevoerd. Het kan ook nuttig zijn om de gebruiker te vragen zijn of haar map met ongewenste e-mail te controleren, aangezien e-mails met NetSfere-uitnodigingen soms ten onrechte als 'spam' worden geclassificeerd.
Als een gebruiker geen uitnodiging van NetSfere kan ontvangen, kunt u ook op de Activeringslink klikken of tikken om een persoonlijke e-mail te genereren met daarin de activatie-instructies. Gebruikers kunnen deze persoonlijke e-mail mogelijk ontvangen in gevallen waarin de uitnodigingse-mail van NetSfere niet kan worden bezorgd.
In deze sectie worden gebruikers weergegeven die eerder actief waren binnen uw NetSfere-organisatie, maar die zijn uitgeschakeld. Met de bedieningselementen hier kunt u functies uitvoeren zoals:
Wanneer u een gebruiker uitschakelt, dwingt NetSfere de gebruiker om zich af te melden bij alle apparaten, wordt door NetSfere beheerde inhoud van die apparaten verwijderd en wordt voorkomen dat de gebruiker zich opnieuw aanmeldt. Het account en de berichtinhoud van de uitgeschakelde gebruiker blijven echter aanwezig binnen uw organisatie, zodat de overige leden ernaar kunnen verwijzen. Bovendien hebt u de mogelijkheid om een uitgeschakelde gebruiker zonder gegevensverlies opnieuw in te schakelen als dat nodig is.
Microsoft Active Directory (AD) biedt ondernemingen een centrale locatie voor het beheren van gebruikers en softwareapplicaties.
NetSfere kan worden geïntegreerd met AD door gebruikers automatisch te synchroniseren. Wanneer een IT-beheerder een gebruiker in AD aanmaakt of vernietigt, detecteert NetSfere de wijziging en wordt automatisch het bijbehorende NetSfere-gebruikersaccount gemaakt of uitgeschakeld.
Voor het instellen van de Active Directory-synchronisatie van NetSfere zijn vier taken nodig: het configureren van synchronisatieregels, het installeren van de AD-agent van NetSfere, het configureren van de AD-agent van NetSfere en het bevestigen van de AD-synchronisatie.
Synchronisatieregels bepalen welke Active Directory-groepen en organisatie-eenheden (OU's) worden gesynchroniseerd met NetSfere.
De Active Directory Agent van NetSfere is een Windows-softwarepakket dat fungeert als tussenpersoon tussen uw Active Directory en NetSfere. Het moet draaien op een Windows-host die een netwerkpad heeft naar de cloudinfrastructuur van NetSfere. Het moet ook alleen-lezen toegang hebben tot uw Active Directory.
De agent bestaat uit twee componenten: een "Setup"-installatieprogramma dat de agent installeert of verwijdert, en een "NetSfere AD Service" die draait als een Windows-service en NetSfere-gebruikers synchroniseert met AD-gebruikers. Het voert de volgende synchronisatietaken uit:
Gebruik de onderstaande stappen om de AD-agent van NetSfere te installeren en configureren:
U kunt de autorisatiesleutel bijwerken met een tekenreeks naar keuze. De tekenreeks mag maximaal 200 tekens lang zijn. Dezelfde waarde moet worden gebruikt in zowel het beheerdersdashboard van NetSfere als de AD-agent van NetSfere.
Gebruik de volgende methoden om te bevestigen dat NetSfere synchroniseert met uw Active Directory:
Als u aanvullende hulp nodig heeft, kunt u contact opnemen met ons ondersteuningsteam.
Met NetSfere-archivering kunt u kopieën van elk bericht en elke bestandsbijlage die binnen uw organisatie wordt verzonden, opslaan in een beveiligde NetSfere-kluis. Omdat alleen de leden van uw organisatie en de NetSfere Vault over de coderingssleutels beschikken, heeft niemand anders dan de leden van uw organisatie en de NetSfere Vault toegang tot uw berichtinhoud.
Voor het opzetten van de archivering van NetSfere zijn drie taken nodig: een NetSfere Vault-account aanmaken, Vault-beveiligingssleutels genereren en ten slotte de archivering configureren in het beheerdersdashboard van NetSfere.
U heeft het NetSfere Enterprise-serviceplan nodig om deze taken uit te voeren.
Volg de onderstaande stappen om een NetSfere Vault-account te maken.
Als het nieuwe browsertabblad niet wordt geopend, kunt u de URL die wordt weergegeven in het paneel Instellingen > Archiveren kopiëren en plakken in een nieuw browsertabblad of -venster.
Hoewel NetSfere Vault samenwerkt met NetSfere, zijn het verschillende producten met verschillende gebruikersaccounts. Dit biedt u flexibiliteit doordat u NetSfere Vault-accounts kunt maken voor gebruikers die mogelijk geen NetSfere-account hebben. Bovendien hebt u de mogelijkheid om NetSfere Vault in het datacenter van uw onderneming te installeren voor maximale beveiliging.
Ga door met de volgende stappen op het nieuwe NetSfere Vault-browsertabblad:
Ga door met de volgende sectie om uw NetSfere Vault-beveiligingssleutels te genereren.
Wanneer u NetSfere Vault voor uw organisatie inschakelt, neemt deze automatisch deel aan elk gesprek om berichten te verzamelen en veilig op te slaan. Net als een menselijke deelnemer onderhoudt NetSfere Vault vaste coderingssleutels die ervoor zorgen dat alleen deelnemers aan het gesprek en geautoriseerde personen met een NetSfere Vault-account de inhoud van het bericht kunnen lezen.
Voer de volgende stappen uit om beveiligingssleutels voor uw NetSfere Vault te genereren:
Laat het NetSfere-browservenster open en ga door naar het volgende gedeelte om de configuratie in het beheerdersdashboard van NetSfere te voltooien.
Voer de volgende stappen uit in het beheerdersdashboard van NetSfere om uw NetSfere Vault-account aan uw NetSfere-organisatie te koppelen:
Voer de volgende aanvullende stappen uit om te beginnen met het vastleggen van berichtinhoud in uw NetSfere-kluis:
Mocht u uw NetSfere Vault in de toekomst willen uitschakelen, dan kunt u dit doen door deze schakelaar uit te zetten en op Update te klikken.
Voer de volgende stappen uit om uw NetSfere Vault te controleren:
U kunt ook rapporten genereren over de berichtinhoud die door uw NetSfere Vault is vastgelegd. Voer hiervoor de volgende stappen uit:
Afhankelijk van de hoeveelheid berichtinhoud kan NetSfere Vault slechts enkele seconden en zelfs enkele uren nodig hebben om uw rapport te genereren. Als u niet wilt wachten totdat NetSfere Vault het rapport heeft gegenereerd, kunt u uw browservenster veilig sluiten en later terugkeren om het op te halen.
Als u aanvullende hulp nodig heeft, kunt u contact opnemen met ons ondersteuningsteam.