Wat is NetSfere?

NetSfere is een zakelijke berichtenservice in de cloud die een veilig platform biedt voor interne communicatie en samenwerking. Het biedt ononderbroken, end-to-end codering voor alles wat u verzendt. Alleen u en de anderen in uw gesprekken hebben toegang.

Aangezien NetSfere zich in de cloud bevindt, wordt de hoofdkopie van uw berichttekst en bijlagen opgeslagen in de cloud en wordt alleen de meest recente inhoud op uw apparaten in de cache opgeslagen. Dit bespaart waardevolle ruimte op uw apparaat en maakt het eenvoudig om naar een nieuwe telefoon te upgraden: installeer NetSfere en al uw berichten zijn binnen handbereik!

Informatie over NetSfere-organisaties

NetSfere groepeert gebruikers in organisaties. Een organisatie heeft ten minste één beheerder en mogelijk duizenden gebruikers die lid zijn van de organisatie. Beheerders hebben de mogelijkheid om gebruikers toe te voegen en te verwijderen en om verschillende beveiligingsbeleidsregels voor de organisatie in te stellen. Gebruikers kunnen berichten en bijlagen uitwisselen met andere leden van de organisatie. Als het beveiligingsbeleid van de organisatie dit toestaat, kunnen gebruikers ook communiceren met gasten die lid zijn van andere NetSfere-organisaties.

Als u geen NetSfere-organisatie hebt, moet u er een maken voordat u een van de hier beschreven functies gebruikt.

Het beheerdersconfiguratiescherm gebruiken

Het beheerdersconfiguratiescherm van NetSfere is het webgebaseerde configuratiescherm dat een beheerder gebruikt om zijn/haar NetSfere-organisatie te beheren. U kunt het beheerdersconfiguratiescherm als volgt openen:

1. Ga in uw desktop- of mobiele webbrowser naar admin.netsfere.com.
2. Voer uw NetSfere-inloggegevens in.
3. Klik of tik op Aanmelden.

Als u al bent aangemeld bij de webtoepassing van NetSfere (via web.netsfere.com) en een beheerder bent voor uw organisatie, kunt u het beheerdersconfiguratiescherm van NetSfere snel openen zonder dat u zich hoeft aan te melden door te tikken of te klikken op de snelkoppeling Beheerdersconfiguratiescherm .

Een gegevenstype selecteren

Voer de onderstaande stappen uit om analyses voor uw NetSfere-organisatie te selecteren en weer te geven:

1. Klik of tik op Analyses in de navigatiebalk.
2. Gebruik het menu om het type analysegegevens te selecteren dat u wilt bekijken.

NetSfere-analyse biedt de volgende typen gegevens:

• Sessies - Hiermee wordt het totale aantal actieve aanmeldingen in uw NetSfere-organisatie bijgehouden. Wanneer een gebruiker het aanmeldingsproces voltooit, maakt NetSfere een sessie voor de gebruiker. De sessie gaat door totdat de gebruiker zich afmeldt of totdat de sessie verloopt vanwege inactiviteit.
• Berichten - Hiermee wordt het totale aantal SMS-berichten en bijlagen bijgehouden dat is opgeslagen in de NetSfere-cloud voor uw organisatie. Wanneer een gebruiker een bericht verzendt, wordt dit aantal met één verhoogd totdat de leeftijd van het bericht de bewaartermijn van uw organisatie bereikt en NetSfere het bericht vernietigt.
• Uitnodigingen/Activeringen - Hiermee worden de gebruikers die u hebt uitgenodigd voor uw organisatie bijgehouden, evenals de gebruikers die de uitnodiging hebben geaccepteerd door hun accounts te activeren.
• Aanmelden/Afmelden - Hiermee worden de aanmeldings- en afmeldingsgebeurtenissen bijgehouden die plaatsvinden in uw organisatie.
• Gesprekken - Hiermee wordt het totale aantal gesprekken en kanalen bijgehouden dat is opgeslagen in de NetSfere-cloud voor uw organisatie. Wanneer een gebruiker een gesprek maakt of een beheerder een uitzending maakt, wordt dit aantal met één verhoogd. NetSfere vernietigt automatisch een gesprek wanneer de laatste gebruiker het verlaat of wanneer het laatste bericht in het gesprek verloopt. NetSfere vernietigt nooit een uitzending tenzij een beheerder deze verwijdert.

Een datumbereik selecteren

U kunt als volgt een datumbereik selecteren voor het door u gekozen analysegegevenstype:

1. Klik of tik op Analyses in de navigatiebalk.
2. Gebruik het menu om het type analysegegevens te selecteren dat u wilt bekijken.
3. Klik of tik op de rode datumkiezer om het datumselectiepaneel weer te geven.
4. Kies een vooraf geconfigureerde tijdsperiode zoals Afgelopen 7 dagen of kies een aangepast bereik door een begin- en einddag te selecteren in de twee agendakiezers.
5. Klik of tik op Versturen om de gegevens weer te geven.

Gebruikers identificeren

NetSfere identificeert gebruikers aan de hand van hun e-mailadres. Vanuit het perspectief van NetSfere is elk e-mailadres een afzonderlijke persoon.

NetSfere plaatst geen beperkingen op de soorten e-mailadressen die u aan uw organisatie kunt toevoegen. U kunt zakelijke e-mailadressen (allemaal in uw bedrijfsdomein) desgewenst combineren met e-mailadressen van openbare e-mailsystemen zoals Gmail.

Statuswaarden van gebruikers begrijpen

NetSfere-gebruikersaccounts kunnen een van de drie statuswaarden hebben:

• Uitgenodigd - Het gebruikersaccount bestaat, maar de gebruiker heeft het niet geactiveerd. De gebruiker is niet zichtbaar in de lijst met contactpersonen van NetSfere. Als u een betaald abonnement hebt, brengt NetSfere u geen kosten in rekening voor deze gebruiker.
• Actief - De gebruiker heeft zijn/haar account geactiveerd. De gebruiker kan zich aanmelden en andere gebruikers in uw organisatie zien deze gebruiker in hun lijsten met contactpersonen.
• Uitgeschakeld - De gebruiker heeft zijn/haar account geactiveerd, maar een beheerder heeft de bestaande aanmeldingen van de gebruiker vernietigd en alle toekomstige aanmeldingen geblokkeerd. Andere gebruikers in uw organisatie zien deze gebruiker niet meer in hun lijst met contactpersonen.

De status van een gebruikersaccount wordt gewijzigd van Uitgenodigd in Actief wanneer de gebruiker zijn/haar account activeert door te klikken of tikken op de activeringskoppeling die aan hem/haar is verzonden in de e-mailuitnodiging van NetSfere.

Zodra een gebruiker zijn/haar account activeert, blijft zijn/haar account permanent in de status Actief of Uitgeschakeld. Een beheerder kan de statuswaarde van het account wijzigen door de gebruiker uit te schakelen of de gebruiker in te schakelen.

Gebruikersrollen begrijpen

Aan elk NetSfere-gebruikersaccount is een rol toegewezen:

• Gebruiker - Een lid van uw organisatie zonder rechten, die berichten kan verzenden en ontvangen.
• Beheerder - Een lid van uw organisatie met rechten die alles kan doen wat een gebruiker kan doen, maar die ook gebruikerskenmerken kan wijzigen (zoals de rol van de gebruiker), organisatiebeleidsregels kan instellen (zoals de minimale wachtwoordsterkte) en organisatiekenmerken kan wijzigen (zoals de naam van de organisatie).
• Beheerder (alleen-lezen) - Een lid van uw organisatie met rechten, die toegang kan krijgen tot dezelfde informatie waartoe een Beheerder toegang heeft, maar deze informatie niet kan wijzigen.

Wanneer u een nieuwe NetSfere-organisatie maakt, wordt u automatisch de enige Beheerder ervan. Als u de rol van een andere bestaande gebruiker wilt wijzigen, kunt u dat doen door de gebruiker te wijzigen.

Om veiligheidsredenen moet u het aantal mensen dat u toewijst, beperken tot de rollen Beheerder en Beheerder (alleen-lezen).

Gebruikers bekijken

Bekijk de gebruikers in uw organisatie door de onderstaande stappen te volgen.

1. Klik of tik op Gebruikers in de navigatiebalk.
2. Als u gebruikers met de status Actief wilt bekijken, klikt of tikt u op Actieve gebruikers.
3. Als u beheerders wilt bekijken, klikt of tikt u op Beheerders.
4. Als u gebruikers met de status Uitgenodigd wilt bekijken, klikt of tikt u op Uitgenodigde gebruikers.
5. Als u gebruikers met de status Uitgeschakeld wilt bekijken, klikt of tikt u op Uitgeschakelde gebruikers.
6. Als u gebruikers wilt bekijken die gasten in uw organisatie zijn, klikt of tikt u op Gastgebruikers.
7. Als u een lijst wilt bekijken met alle apparaten die momenteel zijn aangemeld bij uw NetSfere-organisatie, klikt of tikt u op Apparaten.

Zie Statuswaarden van accounts begrijpen voor meer informatie over de mogelijke statuswaarden voor een gebruikersaccount.

Gebruikers handmatig toevoegen

Als u snel een paar gebruikers aan uw NetSfere-organisatie wilt toevoegen, voert u onderstaande stappen uit.

1. Klik of tik op Gebruikers in de navigatiebalk.
2. Klik of tik op het menu Acties en kies Gebruiker toevoegen.
3. Voer de weergavenaam, het e-mailadres en de rol van de gebruiker in.
4. Als u een kopie van de e-mailuitnodiging van NetSfere op een ander adres wilt ontvangen, voert u dat adres in het veld E-mail cc in.
5. Klik of tik op Uitnodigen.

Gebruikers importeren uit een CSV-bestand

U kunt leden in bulk toevoegen aan uw organisatie door een CVS-bestand te importeren (bestand met waarden gescheiden door komma's). Het CSV-bestand moet de naam en het e-mailadres voor elke gebruiker bevatten, gescheiden door komma's, puntkomma's of een vergelijkbaar scheidingsteken. De kolommen met de naam en het e-mailadres kunnen in elke volgorde in het bestand worden weergegeven zolang de volgorde consistent is voor alle gebruikers. De importwizard van NetSfere zal u vragen deze kolommen in uw CSV-bestand te identificeren en zal eventuele andere gevonden kolommen negeren.

Hier is een voorbeeld van een standaard CSV-bestand met 3 gebruikers:

Emyree Berner,emyree.berner@example.com
Gavyn Dellinger,gavyn.dellinger@example.com
Connor Owens,connor.owens@example.com

Voer de volgende stappen uit om gebruikers te importeren vanuit een CSV-bestand:

1. Maak een CSV-bestand (Comma-Separated Values) met de naam en het e-mailadres voor elk van de gebruikers die u wilt importeren.
2. Klik of tik op Gebruikers in de navigatiebalk.
3. Klik of tik op het menu Acties en kies Gebruikers importeren.
4. Selecteer het CSV-bestand uit stap 1 en klik of tik op Verdergaan.
5. Selecteer het type scheidingsteken en geef de kolommen Weergavenaam en E-mail op en klik of tik vervolgens op Verdergaan.
6. Als de velden voor weergavenaam en e-mail zijn gevalideerd, klikt of tikt u op Import starten. Als er wijzigingen nodig zijn, klikt of tikt u op de knop Terug en herhaalt u stap 4 en 5.

Het importproces toont u een samenvatting van de resultaten wanneer het is voltooid. Als het importeren voor sommige gebruikers is mislukt, kunt u de problemen verhelpen en opnieuw proberen te importeren met de gecorrigeerde versie van hetzelfde bestand. NetSfere negeert gebruikers die al zijn geïmporteerd.

Synchroniseren met Active Directory

Synchroniseren met Active Directory is beschikbaar als u een upgrade hebt uitgevoerd naar het abonnement NetSfere Enterprise.

1. Klik of tik op Instellingen in de navigatiebalk en kies Active Directory.
2. Download het uitvoerbare bestand van Active Directory Agent door te klikken of te tikken op Agent nu downloaden.
3. Voer het installatieprogramma van Active Directory Agent uit op een Microsoft Windows-host die een netwerkverbinding met uw Active Directory heeft.
4. Zodra dit is geïnstalleerd, start u NetSfereADSyncAgent.exe en voert u de volgende gegevens in wanneer daarom wordt gevraagd:
   • Active Directory-gebruikersnaam
   • Active Directory-wachtwoord
   • LDAP-pad van Active Directory
   • E-mailadres van NetSfere-beheerder
   • ID NetSfere-organisatie
   • Toegangssleutel voor NetSfere Active Directory
5. Klik of tik op Toepassen en de agent begint uw NetSfere-organisatie te synchroniseren met uw Active Directory.

Active Directory Agent van NetSfere wordt continu uitgevoerd, waardoor uw NetSfere-organisatie gesynchroniseerd blijft met uw Active Directory.

Gebruikers wijzigen

Als u een bestaande gebruiker wilt wijzigen, voert u de onderstaande stappen uit.

1. Klik of tik op Gebruikers in de navigatiebalk.
2. Klik of tik op het tabblad Actieve gebruikers bovenaan de lijst.
3. Selecteer de gebruiker die u wilt wijzigen.
4. Klik of tik op het menu Acties en kies Wijzigen.
5. Wijzig de waarden en klik of tik op Opslaan.

Gebruikers uitschakelen

Wanneer u het NetSfere-account van een gebruiker uitschakelt, wordt een afmelding geforceerd voor alle apparaten van de gebruiker en worden alle toekomstige aanmeldingen geblokkeerd. Het uitschakelen van een gebruikersaccount is een omkeerbare actie, dus als u later van gedachten verandert, kunt u het account opnieuw inschakelen. Een gebruiker die zich later aanmeldt, krijgt weer volledige toegang tot al zijn/haar eerdere berichtinhoud.

U moet een gebruikersaccount uitschakelen als de gekoppelde gebruiker uw organisatie verlaat of als u de gebruiker tijdelijk wilt uitsluiten van toegang tot NetSfere.

1. Klik of tik op Gebruikers in de navigatiebalk.
2. Klik of tik zo nodig op het tabblad Actieve gebruikers bovenaan de lijst.
3. Selecteer een of meer gebruikers die u wilt uitschakelen.
4. Klik of tik op het menu Acties en kies Account uitschakelen.

NetSfere biedt geen manier om een gebruikersaccount permanent te verwijderen, omdat het afhankelijk is van de gegevens in het account om berichten weer te geven die door de gebruiker zijn verzonden.

Gebruikers inschakelen

Als u het NetSfere-account van een gebruiker opnieuw wilt inschakelen nadat u het eerder hebt uitgeschakeld, voert u de onderstaande stappen uit.

1. Klik of tik op Gebruikers in de navigatiebalk.
2. Klik of tik op het tabblad Uitgeschakelde gebruikers bovenaan de lijst.
3. Selecteer een of meer gebruikers die u wilt inschakelen.
4. Klik of tik op het menu Acties en kies Account inschakelen.

Gebruikersafmelding forceren

Als een afmelding voor een gebruiker wordt geforceerd, worden alle aanmeldingssessies van die gebruiker op alle apparaten vernietigd. Ook worden dan de apparaatgegevens gewist op die apparaten om alle NetSfere-berichteninhoud in de cache te verwijderen. Voer de volgende stappen uit om een afmelding te forceren:

1. Klik of tik op Gebruikers in de navigatiebalk.
2. Klik of tik op het tabblad Actieve gebruikers of Beheerders bovenaan de lijst.
3. Selecteer een of meer gebruikers die moeten worden afgemeld.
4. Klik of tik op het menu Acties en kies Afmelden forceren.

Het forceren van gebruikersafmelding voorkomt niet dat de gebruiker zich opnieuw aanmeldt. Als u een gebruiker definitief wilt blokkeren voor toegang tot NetSfere, moet u het account van de gebruiker uitschakelen.

Als u afmelding slechts voor één apparaat wilt forceren, raadpleegt u Een gebruikersapparaat wissen.

Een gebruikersapparaat wissen

U kunt een afmelding forceren en de NetSfere-inhoud op één apparaat vernietigen door apparaatgegevens te wissen:

1. Klik of tik op Gebruikers in de navigatiebalk.
2. Klik of tik op het tabblad Apparaten bovenaan de lijst.
3. Selecteer een of meer apparaten die u wilt wissen.
4. Klik of tik op het menu Acties en kies Wissen van apparaat aanvragen.

Uw aanvraag wordt vastgelegd en de wisbewerking wordt de volgende keer dat het apparaat verbinding maakt met de NetSfere-cloud uitgevoerd.

De status van een gewist apparaat bekijken

U kunt een afmelding forceren en de NetSfere-inhoud op één apparaat vernietigen door apparaatgegevens te wissen:

1. Klik of tik op Logboeken in de navigatiebalk en klik of tik dan op Logboek apparaat wissen.
2. Klik of tik op de kolomkoppen of gebruik het zoekveld om de gewenste aanvraag voor het wissen van een apparaat te vinden.

Een uitzending toevoegen

Voer de onderstaande stappen uit om een ​​uitzending toe te voegen.

1. Klik of tik op Uitzending in de navigatiebalk.
2. Klik of tik op het menu Acties en kies Uitzendingskanaal toevoegen.
3. Voer een naam voor de uitzending in.
4. Voer een beschrijving voor de uitzending in.
5. Schakel het selectievakje Push ingeschakeld in als berichten die in deze uitzending worden verzonden, gebruikers moeten waarschuwen met een hoorbare melding.
6. Selecteer ten minste één gebruiker, maar niet meer dan 10 gebruikers die gemachtigd zijn om berichten te verzenden.
7. Klik of tik op de knop Toevoegen .

Een uitzending wijzigen

Voer de onderstaande stappen uit om een ​​uitzending te wijzigen.

1. Klik of tik op Uitzending in de navigatiebalk.
2. Selecteer de uitzending die u wilt wijzigen.
3. Klik of tik op het menu Acties en kies Uitzendingskanaal wijzigen.
4. Breng de gewenste wijziging aan.
5. Klik of tik op de knop Wijzigen .

Een uitzending verwijderen

Voer de onderstaande stappen uit om een ​​uitzending te verwijderen.

1. Klik of tik op Uitzending in de navigatiebalk.
2. Selecteer de uitzending die u wilt verwijderen.
3. Klik of tik op het menu Acties en kies Uitzendingskanaal verwijderen.
4. Klik wanneer u daarom wordt gevraagd op Doorgaan.