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Dieses Handbuch richtet sich an NetSfere-Administratoren. Wenn Sie nach Informationen über grundlegende NetSfere-Funktionen suchen, sollten Sie einen Blick in das NetSfere Benutzerhandbuch werfen.
Dieses Handbuch ist in den folgenden zusätzlichen Sprachen verfügbar:
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NetSfere ist der führende cloudbasierte Messaging-Dienst für Unternehmen, der alle bevorzugten Kommunikationsmittel – Text, Video und Sprache – auf einer sicheren und verschlüsselten Plattform bereitstellt. Die unterbrechungsfreie Kommunikation mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von NetSfere sorgt für die Sicherheit der Daten bei der Kommunikation mit internen Mitarbeitern und Kollegen sowie externen Partnern, Anbietern und Lieferanten.
Da NetSfere cloudbasiert ist, speichert es die Masterkopie Ihres Nachrichtentexts und Anhänge in der Cloud und speichert nur den neuesten Inhalt auf Ihren Geräten. Das spart wertvollen Platz auf Ihrem Gerät und erleichtert das Upgrade auf ein neues Telefon: Installieren Sie einfach NetSfere und alle Ihre Nachrichten stehen Ihnen zur Verfügung!
NeSfere gruppiert seine Benutzer in Organisationen. Eine Organisation hat mindestens einen Administrator und möglicherweise Tausende von Benutzern, die Mitglieder der Organisation sind. Administratoren haben die Möglichkeit, Benutzer hinzuzufügen und zu entfernen sowie verschiedene Sicherheitsrichtlinien für die Organisation festzulegen. Benutzer können Nachrichten und Anhänge mit anderen Mitgliedern der Organisation austauschen. Wenn die Sicherheitsrichtlinie der Organisation dies zulässt, können Benutzer auch mit externen Benutzern oder Gästen kommunizieren, die Mitglieder anderer NetSfere-Organisationen sind.
Wenn Sie keine NetSfere-Organisation haben, müssen Sie eine erstellen, bevor Sie eine der hier beschriebenen Funktionen nutzen können.
Ein Administrator einer NetSfere-Organisation kann ihre Mitglieder optional in Gruppen klassifizieren. Diese Benutzergruppen können Geschäftseinheiten, Abteilungen, Projekte, Standorte oder andere Möglichkeiten zur Gruppierung von Personen darstellen. Zusätzlich zu ihrem Namen kann jede Gruppe optional einen Kurznamen, eine Beschreibung und einen Avatar zur grafischen Darstellung auf dem Bildschirm haben.
Gruppen können auch einen oder mehrere Eigentümer haben, die die Möglichkeit haben, den Namen der Gruppe zu ändern und Gruppenmitglieder hinzuzufügen oder zu entfernen. Ein Administrator muss die Gruppe und ihren ersten Besitzer erstellen. Anschließend kann der Administrator oder der Gruppeneigentümer Gruppen-Mitglieder und -Eigentümer hinzufügen oder entfernen.
NetSfere schreibt den Gruppen keine Hierarchie vor. Wenn Sie die Gruppen Ihrer Organisation hierarchisch erstellen möchten, müssen Sie diese Hierarchie selbst durchsetzen. Wenn Sie beispielsweise eine NetSfere-Gruppe mit dem Namen „Finanzen“ erstellen und möchten, dass diese zwei Untergruppen mit den Namen „Konten“ und „Abrechnung“ enthält, müssen Sie manuell sicherstellen, dass jedes Mitglied der Gruppe „Konten“ auch Mitglied der Gruppe „Finanzen“ ist.
Allen NetSfere-Benutzern ist eine Rolle zugewiesen, die die Aktionen definiert, die der Benutzer ausführen darf. Die möglichen Rollen sind:
Mitglieder Ihrer Organisation, die über die Rolle Benutzer verfügen, können die folgenden Aktionen ausführen (vorbehaltlich der Richtlinien der Organisation):
Mitglieder Ihrer Organisation, die über die Rolle Administrator verfügen, können alle Benutzer-Aktionen ausführen, können aber auch:
Mitglieder Ihrer Organisation, die über die Rolle Administrator (schreibgeschützt) verfügen, können alle Administrator-Aktionen ausführen, jedoch im schreibgeschützten Modus. Es dürfen keine Änderungen gespeichert werden.
Wenn Sie Ihre NetSfere-Organisation unter signup.netsfere.com erstellt haben, ist Ihre Rolle automatisch Administrator.
Informationen zum Ändern der einem Benutzer zugewiesenen Rolle finden Sie unter Benutzer und Gruppen.
Jeder Benutzer, den Sie zu Ihrer NetSfere-Organisation einladen, durchläuft drei Status. Diese Staaten sind:
Ein Benutzerkonto bleibt im Status Eingeladen, bis der Benutzer die Einladung annimmt oder bis Sie die Einladung stornieren. Wenn Sie die Einladung stornieren, entfernt NetSfere das Benutzerkonto dauerhaft aus Ihrer Organisation.
Sobald ein Benutzer eine Einladung angenommen hat, wechselt sein Konto in den Status Aktiv und die zugehörigen Daten werden zu einem dauerhaften Bestandteil Ihrer Organisation. Obwohl Sie das Konto vorübergehend oder dauerhaft sperren und aus der Sicht anderer Benutzer entfernen können, können Sie es nicht aus Ihrer Organisation entfernen. Dadurch wird sichergestellt, dass vom Benutzer gesendete Nachrichten für andere sichtbar bleiben. Es bietet Ihnen auch die Möglichkeit, das Konto des Benutzers wiederherzustellen, wenn Sie dies wünschen.
Wenn Sie das Konto eines Benutzers deaktivieren, meldet NetSfere den Benutzer automatisch ab und blockiert alle zukünftigen Anmeldungen. Außerdem werden alle auf den zugehörigen Geräten gespeicherten NetSfere-Daten entfernt.
Weitere Informationen zum Verwalten von Benutzern in Ihrer Organisation finden Sie unter Benutzer und Gruppen.
Gäste sind NetSfere-Benutzer, die Mitglieder einer anderen NetSfere-Organisation sind. Obwohl sie Nachrichten mit Ihnen austauschen können, unterliegen sie den Richtlinien ihrer eigenen NetSfere-Organisation und nicht den Richtlinien Ihrer Organisation.
Wenn Sie nicht möchten, dass Gäste mit Mitgliedern Ihrer NetSfere-Organisation kommunizieren, können Sie diese Funktion in den Einstellungen Ihrer Organisation deaktivieren.
Das Admin Control Panel von NetSfere ist die webbasierte Steueroberfläche, mit der ein Administrator seine NetSfere-Organisation verwaltet. Sie können das Admin Control Panel wie folgt aufrufen:
Wenn Sie bereits in der NetSfere-Webanwendung (über web.netsfere.com) angemeldet und ein Administrator für Ihre Organisation sind, können Sie die Administratorsteuerung von NetSfere direkt öffnen, ohne sich anmelden zu müssen, indem Sie auf die Verknüpfung für das Admin Control Panel klicken oder tippen .
Wenn Sie eine Datentabelle im NetSfere ACP betrachten, können Sie mithilfe von Filtern nur Daten anzeigen, die mit dem von Ihnen bereitgestellten Text übereinstimmen oder nicht.
Um einen Filter hinzuzufügen, klicken Sie auf die grüne Plus-Schaltfläche neben einem Ihrer aktuellen Filter oder klicken Sie auf die Schaltfläche Filter hinzufügen, wenn Sie keine Filter haben. Um einen Filter zu löschen, können Sie auf die rote Minus-Schaltfläche neben dem Filter klicken, den Sie löschen möchten. Um alle Filter auf einmal zu löschen, können Sie auf den Text Suche zurücksetzen klicken
Um einen Filter zu verwenden, müssen Sie das Textfeld ausfüllen und aus den Dropdown-Menüs auswählen, aus welcher Spalte Sie filtern möchten und wie die Daten in dieser Spalte mit dem von Ihnen angegebenen Text übereinstimmen sollen.
Über Ihren Filtern befindet sich außerdem ein Dropdown-Menü, in dem Sie ALL oder JEDES auswählen können. Sie können entweder Daten anzeigen, die ALLE Ihrer Filter durchlaufen, oder JEDE Ihrer Filter.
Das NetSfere ACP-Dashboard ist der Hauptbildschirm, der für Administratoren nach der Anmeldung sichtbar ist. Es werden verschiedene Karten angezeigt, die einen schnellen Zugriff auf die am häufigsten verwendeten Aufgaben ermöglichen, z. B. das Hinzufügen oder Einladen von Benutzern zur Organisation, das Anzeigen von Analysen, das Aktivieren oder Deaktivieren von Funktionen, das Ändern verschiedener Richtlinien usw. Die Dashboard-Karten sind für den schnellen Zugriff konzipiert, sie sind fest und können nicht geändert werden. Detaillierte Konfigurationsoptionen sind im Bereich „Einstellungen“ verfügbar.
Mit dem Abschnitt Benutzer & Gruppen des Admin-Kontrollfelds von NetSfere können Sie die Mitglieder Ihrer NetSfere-Organisation verwalten und in Gruppen organisieren. Es ist in die fünf unten beschriebenen Abschnitte unterteilt.
In diesem Abschnitt werden die Mitglieder Ihrer Organisation angezeigt, die derzeit aktiv sind. Diese Benutzer können sich anmelden, Nachrichten senden und NetSfere-Anrufe tätigen. Mit den Steuerelementen hier können Sie Funktionen ausführen wie:
In diesem Abschnitt werden NetSfere-Gruppen angezeigt, die Sie definiert haben. Mit den Steuerelementen hier können Sie Funktionen ausführen wie:
In diesem Abschnitt werden Geräte angezeigt, die Mitglieder Ihrer Organisation verwenden, um eine Verbindung zu NetSfere herzustellen. Bitte beachten Sie, dass in der Anzeige nur Geräte angezeigt werden, auf denen ein Benutzer aktuell angemeldet ist; Wenn sich ein Benutzer von NetSfere auf einem Gerät abmeldet, wird es nicht mehr in der Liste angezeigt. Mit den Steuerelementen hier können Sie Funktionen ausführen wie:
NetSfere-Apps unterliegen den Sicherheitsrichtlinien des Geräteherstellers und können daher keine Daten entfernen, die nicht direkt von NetSfere verwaltet werden.
In diesem Abschnitt werden Benutzer angezeigt, die Sie zu Ihrer Organisation eingeladen haben, deren NetSfere-Konten jedoch noch nicht aktiviert sind. Mit den Steuerelementen hier können Sie Funktionen ausführen wie:
Wenn ein Benutzer die Einladungs-E-Mail von NetSfere nicht erhält, sollten Sie bestätigen, dass Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers korrekt eingegeben haben. Es kann auch hilfreich sein, den Benutzer zu bitten, seinen Junk-Mail-Ordner zu überprüfen, da NetSfere-Einladungs-E-Mails manchmal fälschlicherweise als „Spam“ klassifiziert werden.
Wenn ein Benutzer keine Einladung von NetSfere erhalten kann, können Sie auch auf Aktivierungslink klicken oder tippen, um eine persönliche E-Mail mit den Aktivierungsanweisungen zu generieren. Benutzer können diese persönliche E-Mail möglicherweise erhalten, wenn die Einladungs-E-Mail von NetSfere nicht zugestellt werden kann.
In diesem Abschnitt werden Benutzer angezeigt, die zuvor in Ihrer NetSfere-Organisation aktiv waren, aber deaktiviert wurden. Mit den Steuerelementen hier können Sie Funktionen ausführen wie:
Wenn Sie einen Benutzer deaktivieren, zwingt NetSfere den Benutzer, sich von allen Geräten abzumelden, entfernt von NetSfere verwaltete Inhalte von diesen Geräten und verhindert, dass sich der Benutzer erneut anmeldet. Das Konto und der Nachrichteninhalt des deaktivierten Benutzers bleiben jedoch in Ihrer Organisation vorhanden, sodass verbleibende Mitglieder darauf verweisen können. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, einen deaktivierten Benutzer bei Bedarf ohne Datenverlust wieder zu aktivieren.
Microsoft Active Directory (AD) bietet Unternehmen einen zentralen Ort für die Verwaltung von Benutzern und Softwareanwendungen.
NetSfere lässt sich in AD integrieren, indem Benutzer automatisch synchronisiert werden. Wenn ein IT-Administrator einen Benutzer in AD erstellt oder löscht, erkennt NetSfere die Änderung und erstellt oder deaktiviert automatisch das entsprechende NetSfere-Benutzerkonto.
Für die Einrichtung der Active Directory-Synchronisierung von NetSfere sind vier Aufgaben erforderlich: Synchronisierungsregeln konfigurieren, AD-Agent von NetSfere installieren, AD-Agent von NetSfere konfigurieren und AD-Synchronisierung bestätigen.
Synchronisierungsregeln bestimmen, welche Active Directory-Gruppen und Organisationseinheiten (OUs) mit NetSfere synchronisiert werden.
Der Active Directory Agent von NetSfere ist ein Windows-Softwarepaket, das als Vermittler zwischen Ihrem Active Directory und NetSfere dient. Es muss auf einem Windows-Host ausgeführt werden, der über einen Netzwerkpfad zur Cloud-Infrastruktur von NetSfere verfügt. Es muss außerdem schreibgeschützten Zugriff auf Ihr Active Directory haben.
Der Agent besteht aus zwei Komponenten: einem „Setup“-Installationsprogramm, das den Agent installiert oder entfernt, und einem „NetSfere AD-Dienst“, der als Windows-Dienst ausgeführt wird und NetSfere-Benutzer mit AD-Benutzern synchronisiert. Es führt die folgenden Synchronisierungsaufgaben aus:
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den AD-Agenten von NetSfere zu installieren und zu konfigurieren:
Sie können den Autorisierungsschlüssel mit einer Zeichenfolge Ihrer Wahl aktualisieren. Die Zeichenfolge kann bis zu 200 Zeichen lang sein. Derselbe Wert muss sowohl im Admin Control Panel von NetSfere als auch im AD Agent von NetSfere verwendet werden.
Verwenden Sie die folgenden Methoden, um zu bestätigen, dass NetSfere mit Ihrem Active Directory synchronisiert wird:
Wenn Sie weitere Hilfe benötigen, kontaktieren Sie bitte unser Support-Team.
Mit der NetSfere-Archivierung können Sie Kopien aller innerhalb Ihrer Organisation gesendeten Nachrichten und Dateianhänge in einem sicheren NetSfere Vault speichern. Da nur die Mitglieder Ihrer Organisation und der NetSfere Vault über die Verschlüsselungsschlüssel verfügen, kann niemand außer Ihren Organisationsmitgliedern und dem NetSfere Vault auf den Inhalt Ihrer Nachrichten zugreifen.
Das Einrichten der NetSfere-Archivierung erfordert drei Aufgaben: Erstellen eines NetSfere Vault-Kontos, Generieren von Vault-Sicherheitsschlüsseln und schließlich Konfigurieren der Archivierung im Admin Control Panel von NetSfere.
Um diese Aufgaben ausführen zu können, benötigen Sie den NetSfere Enterprise-Serviceplan.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein NetSfere Vault-Konto zu erstellen.
Wenn sich der neue Browser-Tab nicht öffnen lässt, können Sie die im Bereich Einstellungen > Archivierung angezeigte URL kopieren und in einen neuen Browser-Tab oder ein neues Fenster einfügen.
Obwohl NetSfere Vault mit NetSfere zusammenarbeitet, handelt es sich um unterschiedliche Produkte mit unterschiedlichen Benutzerkonten. Dies bietet Ihnen Flexibilität, da Sie NetSfere Vault-Konten für Benutzer erstellen können, die möglicherweise keine NetSfere-Konten haben. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, NetSfere Vault für maximale Sicherheit im Rechenzentrum Ihres Unternehmens zu installieren.
Fahren Sie mit den folgenden Schritten im neuen NetSfere Vault-Browser-Tab fort:
Fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort, um Ihre NetSfere Vault-Sicherheitsschlüssel zu generieren.
Wenn Sie NetSfere Vault für Ihr Unternehmen aktivieren, nimmt es automatisch an jeder Konversation teil, um Nachrichten zu sammeln und sicher zu speichern. Wie ein menschlicher Teilnehmer verwaltet NetSfere Vault festgelegte Verschlüsselungsschlüssel, die sicherstellen, dass nur Gesprächsteilnehmer und autorisierte Personen mit einem NetSfere Vault-Konto den Nachrichteninhalt lesen können.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Sicherheitsschlüssel für Ihren NetSfere Vault zu generieren:
Lassen Sie das NetSfere-Browserfenster geöffnet und fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort, um die Konfiguration im Admin-Kontrollfeld von NetSfere abzuschließen.
Führen Sie die folgenden Schritte im Admin-Kontrollfeld von NetSfere aus, um Ihr NetSfere Vault-Konto mit Ihrer NetSfere-Organisation zu verknüpfen:
Um mit der Erfassung von Nachrichteninhalten in Ihrem NetSfere Vault zu beginnen, führen Sie die folgenden zusätzlichen Schritte aus:
Wenn Sie Ihren NetSfere Vault in Zukunft deaktivieren möchten, können Sie dies tun, indem Sie diesen Schalter ausschalten und auf Update klicken.
Um Ihren NetSfere Vault zu überwachen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Sie können auch Berichte über den von Ihrem NetSfere Vault erfassten Nachrichteninhalt erstellen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
Abhängig von der Menge des Nachrichteninhalts benötigt NetSfere Vault möglicherweise nur wenige Sekunden bis hin zu mehreren Stunden, um Ihren Bericht zu erstellen. Wenn Sie nicht darauf warten möchten, dass NetSfere Vault den Bericht generiert, können Sie Ihr Browserfenster sicher schließen und später zurückkehren, um ihn abzurufen.
Wenn Sie weitere Hilfe benötigen, kontaktieren Sie bitte unser Support-Team.