NetSfere Administratorhandbuch

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Administratorhandbuch

Dieses Handbuch richtet sich an NetSfere-Administratoren. Wenn Sie nach Informationen über grundlegende NetSfere-Funktionen suchen, sollten Sie einen Blick in das NetSfere Benutzerhandbuch werfen.

Dieses Handbuch ist in den folgenden zusätzlichen Sprachen verfügbar:

Erste Schritte

Was ist NetSfere?

NetSfere ist ein Cloud-basierter Enterprise-Messaging-Dienst, der eine sichere Plattform für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit bietet. Es bietet eine durchgehende End-to-End-Verschlüsselung für alle gesendeten Inhalte. Nur Sie und die anderen Teilnehmer in Ihren Konversationen haben darauf Zugriff.

Da NetSfere cloudbasiert ist, speichert es die Masterkopie Ihres Nachrichtentexts und Anhänge in der Cloud und speichert nur den neuesten Inhalt auf Ihren Geräten. Das spart wertvollen Platz auf Ihrem Gerät und erleichtert das Upgrade auf ein neues Telefon: Installieren Sie einfach NetSfere und alle Ihre Nachrichten stehen Ihnen zur Verfügung!

Über NetSfere-Organisationen

NeSfere gruppiert seine Benutzer in Organisationen. Eine Organisation hat mindestens einen Administrator und potenziell Tausende von Benutzern, die Mitglieder der Organisation sind. Administratoren haben die Möglichkeit, Benutzer hinzuzufügen und zu entfernen sowie verschiedene Sicherheitsrichtlinien für die Organisation festzulegen. Benutzer können Nachrichten und Anhänge mit anderen Mitgliedern der Organisation austauschen. Wenn die Sicherheitsrichtlinien der Organisation dies zulassen, können Benutzer auch mit Gästen kommunizieren, die Mitglieder anderer NetSfere-Organisationen sind.

Wenn Sie keine NetSfere-Organisation haben, müssen Sie eine erstellen, bevor Sie eine der hier beschriebenen Funktionen nutzen können.

Verwenden der Administratorsteuerung

Das Admin Control Panel von NetSfere ist die webbasierte Steueroberfläche, mit der ein Administrator seine NetSfere-Organisation verwaltet. Sie können das Admin Control Panel wie folgt aufrufen:

  1. Rufen Sie in Ihrem Desktop- oder mobilen Webbrowser admin.netsfere.com auf.
  2. Geben Sie Ihre NetSfere-Anmeldeinformationen ein.
  3. Klicken oder tippen Sie auf Anmelden.

Wenn Sie bereits in der NetSfere-Webanwendung (über web.netsfere.com) angemeldet und ein Administrator für Ihre Organisation sind, können Sie die Administratorsteuerung von NetSfere direkt öffnen, ohne sich anmelden zu müssen, indem Sie auf die Verknüpfung für das Admin Control Panel klicken oder tippen .

Analysen

Die Analysen von NetSfere helfen Ihnen zu visualisieren, wie Ihre Organisation das Produkt verwendet.

Auswählen eines Datentyps

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Analysen für Ihre NetSfere-Organisation auszuwählen und anzuzeigen:

  1. Klicken oder tippen Sie in der Navigationsliste auf Analysen in der Navigationsleiste.
  2. Wählen Sie über das Menü den Typ der Analysedaten aus, die Sie anzeigen möchten.

NetSfere-Analysen bieten die folgenden Datentypen:

  • Sessions (Sitzungen): Hier wird die Gesamtzahl der aktiven Anmeldungen in Ihrer NetSfere-Organisation aufgezeichnet. Wenn ein Benutzer den Anmeldevorgang durchführt, erstellt NetSfere eine Sitzung für den Benutzer. Die Sitzung läuft solange, bis sich der Benutzer abmeldet oder bis sie aufgrund von Inaktivität abläuft.
  • Messages (Nachrichten): Hier wird die Gesamtzahl der in der NetSfere-Cloud für Ihre Organisation gespeicherten Textnachrichten und Anhänge erfasst. Wenn ein Benutzer eine Nachricht sendet, erhöht sich diese Zahl um eins, bis das Alter der Nachricht die Aufbewahrungsfrist Ihrer Organisation erreicht und NetSfere sie löscht.
  • Invitations/Activations (Einladungen/Aktivierungen): Hier werden die Benutzer erfasst, die Sie in Ihre Organisation eingeladen haben, sowie die Benutzer, die die Einladung angenommen haben, indem sie ihre Konten aktiviert haben.
  • Login/Logout (Anmelden/Abmelden) zeichnet die Anmelde- und Abmeldeereignisse für Ihre Organisation auf.
  • Conversations (Gespräche): Hier wird die Gesamtzahl der in der NetSfere-Cloud für Ihre Organisation gespeicherten Gespräche und Kanäle aufgezeichnet. Wenn ein Benutzer ein Gespräch erstellt oder ein Administrator eine Sendung erstellt, erhöht sich diese Zahl um eins. NetSfere löscht automatisch ein Gespräch, wenn der letzte Benutzer sie verlässt oder wenn die letzte Nachricht darin abläuft. NetSfere löscht niemals eine Sendung, es sei denn, er wird von einem Administrator gelöscht.

Auswählen eines Datumsbereichs

Sie können einen Datumsbereich für den ausgewählten Analysedatentyp wie folgt auswählen:

  1. Klicken oder tippen Sie in der Navigationsliste auf Analysen in der Navigationsleiste.
  2. Wählen Sie über das Menü den Typ der Analysedaten aus, die Sie anzeigen möchten.
  3. Klicken oder tippen Sie auf die rote Datumsauswahl, um das Datumsauswahlfeld anzuzeigen.
  4. Wählen Sie einen vorkonfigurierten Zeitraum wie Last 7 Days (Letzte 7 Tage) aus oder wählen Sie einen benutzerdefinierten Bereich, indem Sie einen Start- und Endtag aus den beiden Kalenderauswahlfeldern auswählen.
  5. Klicken oder tippen Sie in der Navigationsliste auf Senden um die Daten anzuzeigen.

Benutzer

Als Administrator für Ihre NetSfere-Organisation haben Sie die vollständige Kontrolle darüber, wer beitreten kann.

Identifizieren von Benutzern

NetSfere identifiziert Benutzer anhand ihrer E-Mail-Adressen. NetSfere betrachtet jede E-Mail-Adresse als eine eigenständige Person.

In NetSfere gibt es keine Beschränkungen für die Typen von E-Mail-Adressen, die Sie Ihrer Organisation hinzufügen können. Sie können problemlos interne E-Mail-Adressen (alle in Ihrer Unternehmensdomäne) und E-Mail-Adressen aus öffentlichen E-Mail-Systemen wie Gmail mischen.

Grundlegendes zu Benutzerstatus

NetSfere-Benutzerkonten können einen von drei möglichen Status besitzen:

  • Invited (Eingeladen): Das Benutzerkonto ist vorhanden, wurde aber noch nicht vom Benutzer aktiviert. Der Benutzer ist in der Kontaktliste von NetSfere nicht sichtbar. Wenn Sie einen kostenpflichtigen Serviceplan haben, berechnet NetSfere für diesen Benutzer keine Gebühren.
  • Active (Aktiv): Der Benutzer hat sein Konto aktiviert. Der Benutzer kann sich anmelden und andere Benutzer in Ihrer Organisation sehen ihn in ihren Kontaktlisten.
  • Disabled (Deaktiviert): Der Benutzer hat sein Konto aktiviert, aber ein Administrator hat die bestehenden Anmeldedaten des Benutzers gelöscht und alle künftigen Anmeldungsversuche blockiert. Andere Benutzer in Ihrer Organisation sehen diesen Benutzer nicht mehr in ihren Kontaktlisten.

Ein Benutzerkonto wechselt vom Status Invited in den Status Active, wenn der Benutzer sein Konto aktiviert, indem er auf den Aktivierungslink klickt oder tippt, den er in der Einladungs-E-Mail von NetSfere erhalten hat.

Sobald ein Benutzer sein Konto aktiviert, bleibt es dauerhaft im Status Active oder Disabled. Ein Administrator kann zwischen diesen beiden Status umschalten, indem er den Benutzer deaktiviert oder aktiviert.

Grundlegendes zu Benutzerrollen

Jedem NetSfere-Benutzerkonto ist eine Rolle zugewiesen:

  • User (Benutzer): Ein nicht privilegiertes Mitglied Ihrer Organisation, das Nachrichten senden und empfangen kann.
  • Administrator: Ein privilegiertes Mitglied Ihrer Organisation, das die gleichen Aktionen wie ein User ausführen kann und außerdem Benutzerattribute (z. B. die Rolle des Benutzers) ändern, Organisationsrichtlinien (z. B. minimale Kennwortstärke) einrichten und Organisationsattribute (wie das Name der Organisation) festlegen kann.
  • Administrator (Read Only) (Administrator (schreibgeschützt)): Ein privilegiertes Mitglied Ihrer Organisation, das auf dieselben Informationen zugreifen kann wie ein Administrator, ohne sie jedoch ändern zu können.

Wenn Sie eine neue NetSfere-Organisation erstellen, werden Sie automatisch zu ihrem einzigen Administrator. Wenn Sie die Rolle eines anderen vorhandenen Benutzers ändern möchten, können Sie dies tun, indem Sie den Benutzer bearbeiten.

Aus Sicherheitsgründen sollten Sie die Anzahl der Personen beschränken, denen Sie die Rollen Administrator und Administrator (Read Only) zuweisen.

Anzeigen von Benutzern

Mit den folgenden Schritten zeigen Sie die Benutzer in Ihrer Organisation an.

  1. Klicken oder tippen Sie in der Navigationsliste auf Benutzer in der Navigationsleiste.
  2. Um Benutzer im Status Active anzuzeigen, klicken oder tippen Sie auf Active Users.
  3. Um Administratoren anzuzeigen, klicken oder tippen Sie auf Administrators.
  4. Um Benutzer im Status Invited anzuzeigen, klicken oder tippen Sie auf Eingeladene Benutzer.
  5. Um Benutzer im Status Disabled anzuzeigen, klicken oder tippen Sie auf Disabled Users.
  6. Um Benutzer anzuzeigen, die Gäste in Ihrer Organisation sind, klicken oder tippen Sie auf Gast-Benutzer.
  7. Um eine Liste aller derzeit in Ihrer NetSfere-Organisation angemeldeten Geräte anzuzeigen, klicken oder tippen Sie auf Devices.

Weitere Informationen zu den möglichen Status für ein Benutzerkonto finden Sie unter Grundlegendes zum Kontostatus.

Manuelles Hinzufügen von Benutzern

Wenn Sie schnell einige Benutzer zu Ihrer NetSfere-Organisation hinzufügen möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus.

  1. Klicken oder tippen Sie in der Navigationsliste auf Benutzer in der Navigationsleiste.
  2. Klicken oder tippen Sie auf das Menü Aktionen und wählen Sie Benutzer hinzufügen.
  3. Geben Sie den Anzeigenamen, die E-Mail-Adresse und die Rolle des Benutzers ein.
  4. Wenn Sie eine Kopie der Einladungs-E-Mail von NetSfere an einer andere Adresse erhalten möchten, geben Sie diese Adresse in das Feld CC Email ein.
  5. Klicken oder tippen Sie auf Einladen.

Importieren von Benutzern aus einer CSV-Datei

Sie können Mitglieder Ihrer Organisation per Massenvorgang hinzufügen, indem Sie eine CSV-Datei importieren. Die CSV-Datei muss für jeden Benutzer den Namen und die E-Mail-Adresse enthalten, getrennt durch Kommas, Semikolons oder ein ähnliches Trennzeichen. Die Spalten für Name und E-Mail-Adresse können sich in beliebiger Reihenfolge in der Datei befinden, sofern die Reihenfolge für alle Benutzer konsistent ist. Der Import-Assistent von NetSfere fordert Sie auf, diese Spalten in Ihrer CSV-Datei anzugeben und ignoriert alle anderen gefundenen Spalten.

Hier sehen Sie ein Beispiel für eine einfache CSV-Datei mit 3 Benutzern:

Emyree Berner,emyree.berner@example.com
Gavyn Dellinger,gavyn.dellinger@example.com
Connor Owens,connor.owens@example.com

Gehen Sie wie folgt vor, um Benutzer aus einer CSV-Datei zu importieren:

  1. Erstellen Sie eine Datei mit kommagetrennten Werten (CSV), die den Namen und die E-Mail-Adresse für jeden Benutzer enthält, den Sie importieren möchten.
  2. Klicken oder tippen Sie in der Navigationsliste auf Benutzer in der Navigationsleiste.
  3. Klicken oder tippen Sie auf das Menü Aktionen und wählen Sie Benutzer importieren.
  4. Wählen Sie die CSV-Datei aus Schritt 1 aus und klicken oder tippen Sie auf Continue (Fortfahren).
  5. Wählen Sie den Trennzeichentyp aus und geben Sie die Spalten Display Name (Anzeigename) und Email (E-Mail-Adresse) an. Klicken bzw. tippen Sie dann auf Continue (Fortfahren).
  6. Wenn der Anzeigename und die E-Mail-Felder erfolgreich validiert wurden, klicken oder tippen Sie auf Start Import (Import starten). Wenn Änderungen erforderlich sind, klicken oder tippen Sie auf die Zurück-Schaltfläche und wiederholen Sie die Schritte 4 und 5.

Der Importvorgang zeigt Ihnen nach Abschluss eine Zusammenfassung der Ergebnisse an. Falls der Import für einige Benutzer fehlgeschlagen ist, können Sie die Probleme beheben und den Import mit der korrigierten Version der gleichen Datei erneut versuchen. Benutzer, die bereits erfolgreich importiert wurden, werden ignoriert.

Synchronisieren mit Active Directory

Die Synchronisierung mit Active Directory ist verfügbar, wenn Sie auf den Serviceplan NetSfere Enterprise aktualisiert haben.

  1. Klicken oder tippen Sie in der Navigationsliste auf Einstellungen in der Navigationsleiste und wählen Sie Active Directory.
  2. Laden Sie die ausführbare Datei des Active Directory-Agent herunter, indem Sie auf Download Agent Now (Agent jetzt herunterladen).
  3. Führen Sie das Installationsprogramm für den Active Directory-Agent auf einem Microsoft Windows-Host aus, der über eine Netzwerkverbindung zu Ihrem Active Directory verfügt.
  4. Nach der Installation starten Sie NetSpareADSyncAgent.exe und geben Sie folgende Informationen ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden:
    • Active Directory-Benutzername
    • Active Directory-Kennwort
    • Active Directory-LDAP-Pfad
    • E-Mail-Adresse des NetSfere-Administrators
    • ID der NetSfere-Organisation
    • NetSfere Active Directory-Zugriffsschlüssel
  5. Klicken oder tippen Sie auf Anwenden und der Agent beginnt mit der Synchronisierung Ihrer NetSfere-Organisation mit dem Active Directory.

Der Active Directory-Agent von NetSfere wird kontinuierlich ausgeführt, damit Ihre NetSfere-Organisation mit dem Active Directory synchronisiert bleibt.

Bearbeiten von Benutzern

Wenn Sie einen vorhandenen Benutzer bearbeiten möchten, gehen Sie wie folgt vor.

  1. Klicken oder tippen Sie in der Navigationsliste auf Benutzer in der Navigationsleiste.
  2. Klicken oder tippen Sie in der Navigationsliste auf Active Users .
  3. Wählen Sie den Benutzer, den Sie bearbeiten möchten.
  4. Klicken oder tippen Sie auf das Menü Aktionen und wählen Sie Bearbeiten.
  5. Ändern Sie die Werte und klicken oder tippen Sie auf Save (Speichern).

Deaktivieren von Benutzern

Wenn Sie das NetSfere-Konto eines Benutzers deaktivieren, erzwingt NetSpere eine Abmeldung auf allen Geräten des Benutzers und blockiert alle zukünftigen Anmeldeversuche. Das Deaktivieren eines Benutzerkontos ist eine umkehrbare Aktion. Wenn Sie es sich später anders überlegen, können Sie das Konto erneut aktivieren. Ein Benutzer, der sich anschließend anmeldet, erhält wieder vollen Zugriff auf all seine vorherigen Nachrichten.

Sie sollten ein Benutzerkonto deaktivieren, wenn der verknüpfte Benutzer Ihre Organisation verlässt oder wenn Sie vorübergehend verhindern möchten, dass der Benutzer auf NetSfere zugreift.

  1. Klicken oder tippen Sie in der Navigationsliste auf Benutzer in der Navigationsleiste.
  2. Klicken oder tippen Sie bei Bedarf oben in der Liste auf die Registerkarte Active Users .
  3. Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer aus, den oder die Sie deaktivieren möchten.
  4. Klicken oder tippen Sie auf das Menü Aktionen und wählen Sie Disable Account (Konto deaktivieren).

NetSfere bietet keine Möglichkeit, ein Benutzerkonto dauerhaft zu löschen, da die Daten im Konto die Voraussetzung sind, um Nachrichten anzuzeigen, die vom Benutzer gesendet wurden.

Aktivieren von Benutzern

Wenn Sie das NetSfere-Konto eines Benutzers erneut aktivieren möchten, nachdem Sie es zuvor deaktiviert haben, gehen Sie wie folgt vor.

  1. Klicken oder tippen Sie in der Navigationsliste auf Benutzer in der Navigationsleiste.
  2. Klicken oder tippen Sie in der Navigationsliste auf Disabled Users .
  3. Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer aus, den oder die Sie aktivieren möchten.
  4. Klicken oder tippen Sie auf das Menü Aktionen und wählen Sie Enable Account (Konto aktivieren).

Erzwingen der Benutzerabmeldung

Das Erzwingen einer Abmeldung für einen Benutzer beendet alle Anmeldesitzungen dieses Benutzers auf allen Geräten. Es führt auch eine Gerätebereinigung auf diesen Geräten aus, um alle zwischengespeicherten NetSfere-Nachrichten zu entfernen. Gehen Sie wie folgt vor, um eine Abmeldung zu erzwingen:

  1. Klicken oder tippen Sie in der Navigationsliste auf Benutzer in der Navigationsleiste.
  2. Klicken oder tippen Sie auf das Menü Active Users oder auf die Registerkarte Administrators .
  3. Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer aus, den oder die Sie abmelden möchten.
  4. Klicken oder tippen Sie auf das Menü Aktionen und wählen Sie Force Logout (Zwangsabmeldung).

Das Erzwingen der Benutzerabmeldung verhindert nicht, dass sich der Benutzer erneut anmeldet. Wenn Sie dauerhaft den Zugriff auf NetSfere durch den Benutzer verhindern möchten, sollten Sie das Benutzerkonto deaktivieren.

Wenn Sie eine Abmeldung nur für ein einzelnes Gerät erzwingen möchten, finden Sie weitere Informationen unter Bereinigen eines Benutzergeräts.

Bereinigen eines Benutzergeräts

Sie können eine Abmeldung erzwingen und die NetSfere-Inhalte auf einem einzelnen Gerät löschen, indem Sie eine Gerätebereinigung durchführen:

  1. Klicken oder tippen Sie in der Navigationsliste auf Benutzer in der Navigationsleiste.
  2. Klicken oder tippen Sie auf das Menü Devices .
  3. Wählen Sie ein oder mehrere Geräte aus, das oder die Sie bereinigen möchten.
  4. Klicken oder tippen Sie auf das Menü Aktionen und wählen Sie Gerätebereinigung anfordern.

NetSfere protokolliert Ihre Anforderung und führt die Bereinigung durch, wenn das Gerät das nächste Mal mit der NetSfere-Cloud verbunden wird.

Anzeigen des Gerätebereinigungsstatus

Sie können eine Abmeldung erzwingen und die NetSfere-Inhalte auf einem einzelnen Gerät löschen, indem Sie eine Gerätebereinigung durchführen:

  1. Klicken oder tippen Sie in der Navigationsliste auf Protokolle und klicken oder tippen Sie dann auf Device Wipe Log (Gerätebereinigungsprotokoll).
  2. Klicken oder tippen Sie auf die Spaltenüberschriften oder verwenden Sie das Suchfeld, um nach der gewünschten Anforderung zur Gerätebereinigung zu suchen.

Broadcasts

Sendungen sind besondere Konversationen, mit denen Sie Nachrichten an Ihre gesamte NetSfere-Organisation senden können. Sie schließen automatisch jedes Mitglied Ihrer Organisation ein und nur von Ihnen benannte Benutzer können Nachrichten darin senden. Andere Benutzer können die in einer Sendung gesendeten Nachrichten lesen, jedoch nicht darauf antworten.

Nur NetSfere-Administratoren können eine Sendung erstellen, löschen oder den Benutzer ändern, der Nachrichten darin senden kann.

Sendung hinzufügen

Um eine Sendung hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus.

  1. Klicken oder tippen Sie in der Navigationsliste auf Sendung in der Navigationsleiste.
  2. Klicken oder tippen Sie auf das Menü Aktionen und wählen Sie Sendungskanal hinzufügen.
  3. Geben Sie den Namen für die Sendung ein.
  4. Geben Sie eine Beschreibung für die Sendung ein.
  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Push Enabled (Verschieben aktiviert), wenn Nachrichten, die in dieser Sendung gesendet werden, Benutzer mit einer akustischen Benachrichtigung warnen sollen.
  6. Wählen Sie mindestens einen und nicht mehr als 10 Benutzer aus, die zum Senden von Nachrichten berechtigt sind.
  7. Klicken oder tippen Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen .

Bearbeiten einer Sendung

Um eine Sendung hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus.

  1. Klicken oder tippen Sie in der Navigationsliste auf Sendung in der Navigationsleiste.
  2. Wählen Sie die zu bearbeitende Sendung aus.
  3. Klicken oder tippen Sie auf das Menü Aktionen und wählen Sie Sendungskanal bearbeiten.
  4. Nehmen Sie Ihre gewünschte Änderung vor.
  5. Klicken oder tippen Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten .

Löschen einer Sendung

Um eine Sendung zu löschen, führen Sie die folgenden Schritte aus.

  1. Klicken oder tippen Sie in der Navigationsliste auf Sendung in der Navigationsleiste.
  2. Wählen Sie die zu löschende Sendung aus.
  3. Klicken oder tippen Sie auf das Menü Aktionen und wählen Sie Sendungskanal löschen.
  4. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, klicken Sie auf Fortfahren.

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